การลงเวลาด้วย GPS คือ ระบบบันทึกเวลาเข้า–ออกงานผ่านโทรศัพท์มือถือ โดยใช้ตำแหน่ง GPS ของผู้ใช้งานในการตรวจสอบว่าพนักงานอยู่ในสถานที่ที่องค์กรกำหนดหรือไม่
ระบบสามารถนำข้อมูล เวลา + ตำแหน่ง GPS + ข้อมูลพนักงาน ส่งเข้าสู่ระบบ Time Attendance Online ผ่าน Internet ทำให้ฝ่าย HR สามารถตรวจสอบการลงเวลาของพนักงานแบบ Real-time ได้
ระบบนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่มีพนักงานทำงานนอกสำนักงาน พนักงานขาย ช่างบริการ พนักงานส่งของ พนักงานหลายสาขา หรือองค์กรที่ต้องการให้พนักงานลงเวลาผ่านโทรศัพท์มือถือ
การลงเวลาด้วย GPS ทำงานอย่างไร
หลักการทำงานไม่ซับซ้อน
พนักงานเปิดระบบผ่านมือถือ
↓
ระบบขอตำแหน่ง GPS
↓
อ่าน Latitude / Longitude
↓
ตรวจสอบตำแหน่งกับจุดทำงาน
↓
คำนวณระยะห่าง
↓
ตรวจสอบรัศมีที่กำหนด
↓
อนุญาตให้ลงเวลา
↓
ส่งข้อมูลเข้า Server
↓
HR เห็นข้อมูลแบบ Real-Time
ตัวอย่างเช่น บริษัทกำหนดสำนักงานเป็นจุดลงเวลา และกำหนดรัศมีไว้ 200 เมตร
หากพนักงานอยู่ภายในรัศมี ระบบสามารถอนุญาตให้ลงเวลาได้
แต่ถ้าอยู่นอกพื้นที่ ระบบสามารถปฏิเสธการลงเวลาและแจ้งว่า อยู่นอกพื้นที่ที่กำหนด
GPS Geofence คืออะไร
ระบบลงเวลา GPS มักใช้แนวคิดที่เรียกว่า Geofence
Geofence คือการกำหนดพื้นที่เสมือนบนแผนที่ โดยองค์กรสามารถกำหนดจุดและรัศมีของสถานที่ทำงานได้
ตัวอย่าง
สำนักงานใหญ่
Latitude: 13.7995557
Longitude: 100.6888175
Radius: 200 เมตร
เมื่อพนักงานกดลงเวลา ระบบจะนำตำแหน่ง GPS ปัจจุบันมาเปรียบเทียบกับจุดที่กำหนด
หากอยู่ในพื้นที่ → ลงเวลาสำเร็จ
หากอยู่นอกพื้นที่ → ไม่อนุญาตให้ลงเวลา
ตัวอย่างการลงเวลา GPS
พนักงานเปิดระบบ Time Attendance บนโทรศัพท์เวลา 08:02 น.
ระบบตรวจพบว่า
ชื่อ: สมชาย ใจดี
ประเภท: เข้างาน
เวลา: 08:02:18 น.
ระยะห่าง: 86 เมตร
สถานที่: สำนักงานใหญ่
สถานะ: เข้างานสำเร็จ
ข้อมูลจะถูกส่งเข้าสู่ Server และแสดงในระบบ HR
ผู้ดูแลจึงสามารถเห็นข้อมูลได้โดยไม่ต้องรอให้พนักงานกลับมาที่สำนักงาน
ลงเวลาด้วย GPS ต่างจากเครื่องสแกนนิ้วอย่างไร
ทั้งสองระบบสามารถใช้เป็นระบบ Time Attendance ได้ แต่เหมาะกับรูปแบบการทำงานแตกต่างกัน
| คุณสมบัติ | เครื่องสแกนนิ้ว | GPS ผ่านมือถือ |
|---|---|---|
| ลงเวลาผ่าน | เครื่องสแกน | โทรศัพท์มือถือ |
| ตรวจสอบตัวตน | ลายนิ้วมือ | บัญชีผู้ใช้/ระบบที่กำหนด |
| ตรวจสอบสถานที่ | จุดติดตั้งเครื่อง | GPS |
| พนักงานนอกสถานที่ | ไม่สะดวก | เหมาะมาก |
| สำนักงาน | เหมาะมาก | เหมาะ |
| หลายสาขา | ต้องมีเครื่อง | ใช้มือถือได้ |
| Real-Time | รองรับ | รองรับ |
| Internet | แล้วแต่ระบบ | จำเป็นสำหรับส่งข้อมูล |
องค์กรสามารถใช้ เครื่องสแกนนิ้ว + เครื่องสแกนใบหน้า + GPS Mobile Attendance ร่วมกันได้ เพื่อรองรับพนักงานแต่ละประเภท
ลงเวลาด้วย GPS เหมาะกับพนักงานนอกสถานที่
พนักงานบางตำแหน่งไม่ได้ทำงานอยู่ที่สำนักงานตลอดเวลา เช่น
- ฝ่ายขาย
- วิศวกร
- ช่างซ่อมบำรุง
- ช่างติดตั้ง
- พนักงานส่งสินค้า
- เจ้าหน้าที่ตรวจพื้นที่
- พนักงานบริการลูกค้า
- พนักงานโครงการ
การติดตั้งเครื่องสแกนนิ้วทุกสถานที่อาจไม่เหมาะสม
การใช้มือถือจึงเป็นทางเลือกที่ยืดหยุ่นกว่า
พนักงานสามารถเปิดระบบ → ตรวจ GPS → ลงเวลา → ส่งข้อมูลเข้าส่วนกลาง
ระบบ GPS สามารถทำงานแบบ Real-Time ได้หรือไม่
ได้ หากระบบเชื่อมต่อ Internet และออกแบบให้ส่งข้อมูลทันทีหลังการลงเวลา
ตัวอย่าง
08:15:02
พนักงานกด Check-in
↓
08:15:03
ระบบตรวจ GPS
↓
08:15:04
ตรวจสอบ Geofence
↓
08:15:05
บันทึกข้อมูล
↓
08:15:06
ส่งเข้า Server
↓
08:15:07
HR เห็นข้อมูลบน Dashboard
ทั้งนี้ความเร็วจริงขึ้นอยู่กับ Internet, GPS, โทรศัพท์ และระบบ Server
ระบบ GPS สามารถบันทึกตำแหน่งอะไรได้บ้าง
ระบบสามารถจัดเก็บข้อมูลที่จำเป็นต่อการตรวจสอบ เช่น
- วันที่
- เวลา
- Latitude
- Longitude
- จุดทำงาน
- ระยะห่างจากจุดทำงาน
- สถานะการลงเวลา
- ประเภทการลงเวลา
- ข้อมูลพนักงาน
องค์กรควรเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็นต่อวัตถุประสงค์ของระบบ และกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลอย่างเหมาะสม
หาก GPS ไม่ตรงจะทำอย่างไร
ตำแหน่ง GPS จากโทรศัพท์อาจคลาดเคลื่อนได้จากหลายปัจจัย เช่น
- อาคารสูง
- อยู่ภายในอาคาร
- สัญญาณ GPS อ่อน
- สภาพแวดล้อม
- การตั้งค่าตำแหน่งของโทรศัพท์
ดังนั้นการตั้งรัศมีไม่ควรแคบเกินไป
ตัวอย่างเช่น หากสำนักงานมีพื้นที่ขนาดใหญ่ อาจกำหนด Geofence ให้เหมาะสมกับพื้นที่จริงแทนการกำหนดรัศมีเพียงไม่กี่เมตร
ระบบลงเวลา GPS ป้องกันการลงเวลาปลอมได้อย่างไร
ระบบสามารถเพิ่มมาตรการตรวจสอบได้ เช่น
- ตรวจสอบ GPS
- ตรวจสอบระยะห่าง
- ตรวจสอบบัญชีผู้ใช้งาน
- ตรวจสอบ Device
- บันทึก IP
- บันทึกเวลา Server
- ตรวจสอบตำแหน่งผิดปกติ
- ใช้ Geofence
- ใช้ระบบถ่ายภาพ Selfie ขณะลงเวลา หากนโยบายและระบบรองรับ
การใช้หลายปัจจัยร่วมกันช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของข้อมูลการลงเวลา
GPS Time Attendance เชื่อมต่อกับ HR ได้อย่างไร
ข้อมูล GPS Attendance สามารถส่งเข้าสู่ระบบ HR เพื่อใช้ประมวลผลต่อ เช่น
- เวลาเข้า
- เวลาออก
- มาสาย
- กลับก่อน
- ขาดงาน
- OT
- ตารางกะ
- รายงานประจำวัน
- รายงานประจำเดือน
ทำให้ GPS ไม่ได้เป็นเพียงระบบระบุตำแหน่ง แต่สามารถเป็นส่วนหนึ่งของ Time Attendance Online ได้อย่างสมบูรณ์
สรุป
การลงเวลาด้วย GPS คือระบบ Time Attendance ที่ให้พนักงานลงเวลาผ่านโทรศัพท์มือถือ พร้อมตรวจสอบตำแหน่ง GPS เพื่อยืนยันว่าพนักงานอยู่ในพื้นที่ที่องค์กรกำหนด
เมื่อเชื่อมต่อกับ Time Attendance Online ข้อมูลสามารถส่งเข้าสู่ Server แบบ Real-Time ทำให้ HR และผู้บริหารสามารถตรวจสอบเวลาและสถานที่ลงงานของพนักงานได้จากส่วนกลาง
สำหรับองค์กรที่มีทั้งพนักงานประจำสำนักงานและพนักงานนอกสถานที่ แนวทางที่เหมาะสมคือการใช้ระบบแบบผสมผสาน เช่น
เครื่องสแกนใบหน้า + เครื่องสแกนนิ้ว + GPS Mobile Attendance + Time Attendance Online
จะช่วยให้องค์กรรองรับรูปแบบการทำงานที่หลากหลาย และสามารถบริหารข้อมูลการลงเวลาทั้งหมดจากระบบกลางเดียวกัน
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการลงเวลาด้วย GPS
การลงเวลาด้วย GPS คืออะไร?
คือการลงเวลาเข้า–ออกงานผ่านโทรศัพท์มือถือ โดยระบบใช้ GPS ตรวจสอบตำแหน่งของผู้ใช้งานก่อนบันทึกเวลา
GPS สามารถใช้แทนเครื่องสแกนนิ้วได้หรือไม่?
สามารถใช้แทนได้ในบางรูปแบบงาน โดยเฉพาะพนักงานนอกสถานที่ แต่สำหรับสำนักงานหรือโรงงาน เครื่องสแกนนิ้วและเครื่องสแกนใบหน้ายังคงเหมาะกับการควบคุมการลงเวลาที่จุดทำงาน
GPS Attendance ดูข้อมูลแบบ Real-Time ได้หรือไม่?
ได้ หากระบบเชื่อมต่อ Internet และออกแบบให้ส่งข้อมูลเข้าสู่ Server ทันที
สามารถกำหนดพื้นที่ลงเวลาได้หรือไม่?
ได้ สามารถใช้ Geofence กำหนดจุดและรัศมีของสถานที่ที่อนุญาตให้ลงเวลาได้
สามารถใช้กับหลายสาขาได้หรือไม่?
ได้ สามารถกำหนดจุด GPS และพื้นที่ของแต่ละสาขา แล้วรวมข้อมูลเข้าสู่ระบบ Time Attendance Online ส่วนกลางได้
สามารถเชื่อมต่อ Telegram ได้หรือไม่?
ได้ หากระบบมี API หรือระบบ Notification สามารถนำข้อมูลการลงเวลาไปส่ง Telegram Bot เพื่อแจ้งเตือนผู้บริหาร HR หรือผู้เกี่ยวข้องแบบ Real-Time ได้
